公文格式“函”與發(fā)文字號(hào)“函”是不同的兩種概念,前者為函的格式,主要適用于向下級(jí)機(jī)關(guān)部署工作;后者為函的文種,主要適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間。

2.

函的文種,是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。 函是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。

公文格式(行政部門的函、請(qǐng)示、申請(qǐng))；函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。對(duì)于相互商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題的函，可開門見山，直接入題，一般以“特此函商（函詢），盼予答復(fù)”作結(jié)。；對(duì)于請(qǐng)求批準(zhǔn)的函，寫法與請(qǐng)示相似，雖不需選擇尊敬用語(yǔ)，但行文語(yǔ)氣謙和，對(duì)對(duì)方要尊重，講禮貌，一般以“特此函報(bào)，望能批準(zhǔn)”作結(jié)。；對(duì)于詢問(wèn)答復(fù)的函，先要交待來(lái)函（點(diǎn)明標(biāo)題和文號(hào)）收悉，以“現(xiàn)函復(fù)如下”作為過(guò)渡，然后回答所詢問(wèn)的問(wèn)題。請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。一般由請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。請(qǐng)示緣由要寫明請(qǐng)求原因（背景）；請(qǐng)示事項(xiàng)要具體明確，講清講透，理由充足，使上級(jí)機(jī)關(guān)一下子就明白意圖；結(jié)尾一般為“特此請(qǐng)示，請(qǐng)示復(fù)”。 ；申請(qǐng)不是一種公文格式，一般由個(gè)人向單位提出。

批準(zhǔn)為盼的意思就是盼望得到批準(zhǔn)，這樣用也表達(dá)了一種誠(chéng)懇的語(yǔ)氣。批準(zhǔn)為盼，一般的情況很多人都用于在寫請(qǐng)假條，或者是寫請(qǐng)示條的時(shí)候在結(jié)尾處用上。

函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文；

現(xiàn)在在文件字號(hào)中帶“字”字的，有這樣幾種情形：

幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文，如

財(cái)政部、電力工業(yè)部文件：（81）電財(cái)字第56號(hào)

某部門的下屬部門發(fā)文，如

財(cái)政部稅務(wù)總局發(fā)文：財(cái)政部（86）財(cái)稅字第103號(hào)

某部門用來(lái)區(qū)別文件的類別，如

四川省財(cái)政廳[川財(cái)基(1999)09號(hào)]是關(guān)于證券基金方面的文件；

發(fā)字帶有廣發(fā)性；不帶發(fā)字則有點(diǎn)只在政府間來(lái)往文的意思；

辦是指政府具體部門發(fā)文的意思

向平行和不相隸屬機(jī)關(guān)行文請(qǐng)求或回復(fù)需要批準(zhǔn)的事項(xiàng)，應(yīng)使用函，而不用請(qǐng)示和批復(fù)；一事一函。 函是機(jī)關(guān)單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)所使用的一種公文。 函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系時(shí)，都可使用。甚至單位對(duì)個(gè)人也可使用，如答復(fù)群眾的來(lái)信來(lái)訪、催辦公務(wù)、介紹人事等。函的行文比較自由，書寫、印發(fā)方便，傳遞迅速，運(yùn)用簡(jiǎn)便。 函有公函與便函、問(wèn)函與復(fù)函的區(qū)別。其結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文、落款等組成。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，有的也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)或事由。 受文機(jī)關(guān)在正文的最上面一行，頂格書寫，要寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。正文應(yīng)寫清楚為什么要發(fā)函，需要商洽、詢問(wèn)、答復(fù)或請(qǐng)示批準(zhǔn)的具體事項(xiàng)，結(jié)尾處常用“特此函告”、“特此函復(fù)”等慣用語(yǔ)。 落款寫發(fā)函機(jī)關(guān)名稱與發(fā)函日期，蓋上發(fā)函機(jī)關(guān)的印章。撰寫公函，要求文字簡(jiǎn)潔，開門見山，直陳事項(xiàng)；語(yǔ)言規(guī)范明了，語(yǔ)氣謙和，講究禮貌，尊重對(duì)方；正確使用文種，向平行和不相隸屬機(jī)關(guān)行文請(qǐng)求或回復(fù)需要批準(zhǔn)的事項(xiàng)，應(yīng)使用函，而不用請(qǐng)示和批復(fù)；一事一函，以提高函件的處理效率和質(zhì)量。